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机构改革中的档案工作怎么做?

时间:2018年06月19日        作者:信息管理中心    点击:125次

深化党和国家机构改革,是推进国家治理体系和治理能力现代化的一场深刻变革,其中也涉及重要的档案工作。如何在机构改革过程中保证档案工作正常运行,保证档案的完整与安全,是我们从机构改革实施伊始就应同步考虑和解决的重要问题。

宣传引导是基础

加强档案重要性的宣传。目前部分单位对档案历史价值和现实作用的宣传还不到位、不深入,对档案的收集、保护和利用有所欠缺。要通过制定专门文件、制作宣传展板、发放资料等形式,广泛、持久地宣传档案的重要性,强化干部职工的档案工作意识。

深化档案法律法规的宣传。有些干部职工档案意识不强,认为机构改革那么多重要事情,一点文件、材料丢了就丢了,不算大事。针对这样的错误观念,应进一步深化《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等档案法律法规的宣传,并结合典型案例进行警示教育,画出行为“红线”。

宣传覆盖非档案岗位工作人员。不少非档案岗位的工作人员保存着应该归档的重要文件、声像、资料、证书、实物、照片等,这些档案很可能随着人员岗位变动而不知所终。要加强对非档案岗位工作人员的宣传教育,要求在规定期限内将档案资料交到档案部门。

厘清责任是保证

档案行政管理部门要加强指导和督查。在机构改革具体实施前,行政管理部门应专门出台配套文件,明确档案收集、整理、鉴定、移交、保管的原则和要求,同时举办专题培训班,讲解机构改革中档案工作的要求及多发问题、应对措施,还可抽调专业人员深入相关单位作实地指导和督查。

“撤并转”部门要做细档案管理的每个环节。这是机构改革中档案管理的重点和难点。

一要把档案处置纳入机构改革的总体安排,明确专门的机构和人员负责,各单位办公厅(室)牵头抓总,所有内设机构都有责任做好本部门档案的催收、清理、汇总,文秘、机要、档案人员承担具体工作。

二要按照相关规定、对照标准,对档案进行系统整理、编目,编制好移交清册,连同本单位的组织机构沿革、大事记等材料,及时、完整进行移交。

三要严格按照机要保密工作的要求,切实加强档案的保密和管理,防止因机构变动、人员调整,导致档案无人监管,发生档案流失和失泄密事件。

四要妥善处理好档案归属争议问题,涉及职能拆分的机构难免会对一些档案的归属产生争议,应及时向同级档案行政管理部门报告,共同协商和研究解决办法。

新组建部门要立即启动档案管理工作。在部门“三定”方案中要明确档案管理机构和人员,落实办公场地、设施设备、工作经费,并建立相应规章制度,形成从文件拟制、办理、管理到整理、移交、归档等一系列规范的工作机制,同时做好划分全宗、分类、立卷、编制案卷目录等基础工作,抓好人员培训和档案信息化建设,使档案管理从部门组建之初就走上正轨。

把握原则是关键

预防为先原则。要建立严密的制度,以制度管人、管档案。在人员岗位调整前,由所在单位办公厅(室)造册登记,督促其将档案资料提前移交和清退,做到其手上所有档案应收尽收、应归尽归,否则暂不办理人事调动手续。

及时补救原则。如不慎发生档案丢失、损毁,应第一时间想办法补救,时间越短效果越好。各单位应指定“救火”专员,对于丢失的文件,主动协调发文单位查找和索取原文或复印件,并加盖公章后补存入档案;对于实物类档案,应以文字形式作好说明后存档,以便以后查阅。

违法必究原则。在机构改革中,应特别注意防范五种违法违纪行为:损毁、丢失属于国家所有的档案;擅自销毁属于国家所有的档案;擅自出卖或转让属于国家所有的档案;不按规定归档或者不按期移交档案;利用职务之便将所保管的档案据为己有。对于逾越法律“红线”的行为,要违法必究、违者必惩、惩处必严。(来源:《秘书工作》 作者:冉义国

 

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